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Posticipare un convegno

Come gestire il posticipo di un convegno mantenendo alto il coinvolgimento di coloro che si erano iscritti è sicuramente una situazione di stress. Sangue freddo e mente lucida sono i partner essenziali di un buon Event Manager per aiutarlo a superare il momento di difficoltà e garantirgli buoni risultati di engagement.

A seguire, verranno descritti i 4 passi fondamentali per evitare di ritrovarsi con la sala vuota dopo lo spostamento della data del proprio convegno.

PRIMO PUNTO

È davvero necessario posticipare?

Una serie di motivazioni e circostanze più che valide ti hanno fatto prendere coscienza che il tuo evento non s’ha da fare: pochi iscritti al convegno, problemi con la location e difficoltà di reperirne un’altra in tempo, relatori fantasma, pandemia (ad esempio la situazione causata dal Coronavirus), etc.

Comprovata quindi la necessità di cambiare la data dell’evento, la prima cosa da fare è sicuramente informare tutti della decisione, scusandosi per il disagio. Contattare individualmente ciascun iscritto per metterlo al corrente delle circostanze, senza entrare troppo nel dettaglio, esordendo con frasi del tipo: “è stato deciso dallo staff”, “a causa di forza maggiore”, “il comitato scientifico ed organizzativo ha convenuto”. Successivamente chiedergli se vuole ricevere un rimborso o se invece manterrà il suo impegno a partecipare nella data futura. Nel frattempo, è necessario riflettere: il numero degli iscritti era quello che ci si aspettava? E se la risposta è no, domandarsi dove sia stato l’errore è fondamentale. Per esempio, non è che l’errore si nasconde proprio in un un deficit di comunicazione?

SECONDO PUNTO

Utilizzare gli strumenti a propria disposizione

Un secondo passo fondamentale è domandarsi: quali strumenti di comunicazione sono stati utilizzati per promuovere il proprio evento? A questo punto occorre prenderli in esame uno ad uno e ripianificare da zero la comunicazione, in quanto l’obiettivo è cambiato: da ora alla nuova data, quello che interessa maggiormente è continuare a mantenere alto il coinvolgimento sia di chi si è già iscritto, sia di chi si iscriverà. Lo scopo principale è diventato quello di offrire alle persone che vi seguono, stimoli importanti finalizzati in primis a non abbandonarvi e in secondo luogo a creare ed aumentare la loro curiosità.

Il punto da cui partire sono il sito e i correlati social in cui andare ad inserire con periodicità nuovi contenuti, come anticipazioni e brevi approfondimenti sui temi dell’evento, oppure dei sondaggi da proporre agli iscritti (e potenziali), articoli con interviste ai relatori, e ancora, foto e video. Parola d’ordine: condividere!

TERZO PUNTO

Interagire con i propri follower

Se non vuoi che ti abbandonino, non abbandonarli tu per primo! Coltivare la propria rete attraverso i social è la chiave. E’ fondamentale stimolare la discussione con domande, interessandosi sul loro punto di vista e prendendo in considerazione le loro idee. Rispondere sempre, e comunque, in modo garbato ed entusiasta, anche alle critiche. Insomma, i propri follower vanno coccolati e fatti sentire partecipi innescando in loro fiducia e voglia di interagire virtualmente con voi. Importante: a prescindere dalle motivazioni, posticipando l’evento hai disatteso le loro aspettative e ora bisogna recuperare il più possibile credibilità e fiducia.

QUARTO PUNTO

Potenzialità della soluzione online

Gli ultimi avvenimenti hanno insegnato che bisogna sempre avere un piano O, che sta per Online. Le difficoltà create dal Coronavirus hanno obbligato il mondo degli eventi a trovare vie alternative per raggiungere i propri partecipanti, una di quelle è proprio l’inserimento di momenti formativi online, di breve durata, che vertano in modo marginale sui temi già previsti per l’appuntamento face-to-face. Dei piccoli assaggi di ciò che sarà fatto in futuro, senza però svelare proprio tutto e con l’intento di creare ancora più interesse.

Questi sono i 4 suggerimenti per fare in modo che il tuo evento non subisca conseguenze drammatiche a causa del posticipo.

Foto: rawpixel.com / Freepik.

Luglio 9, 2020

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